چگونه مدیریت زمان اصولی داشته باشیم

چند سال پیش همیشه دوست داشتم برنامه ریزی کنم و اغلب این برنامه ریزی جهت مطالعه بود معممولا تا یکی دو روز سعی می کردم که برنامه را طبق اون چیزی که نوشته بودم پیش ببرم اما بعد از چند روز وقتی که نمی توانستم کارم را به خوبی انجام بدهم دوباره دست از برنامه ریزی می کشیدم و به روال قبلی خودم برمیگشتم. همیشه فکر می کرم که باید خیلی منظم ومنضبط باشید که بتوانید به برنامه ات برسید و اگر یکی ازدوستانم از من می خواست به باشگاه یا یک جایی بروم اگر موافقت می کردم کل برنامه ام به هم می خورد و اگر موافقت نمی کردم حالم بد می شد خلاصه تصمیم گرفتم که این کار را نکنم اصلا برنامه ریزی به ما نیامده و  سعی می کردم که هر چیزی که صداش بلند تر بود توجه کنم یعنی تمام توجه ام روی موارد اورژانسی و فوری بود. تا اینکه بعد از مدتی با مسئله برنامه ریزی آشنا شدم و دیدم که برنامه ریزی صرفا نوشتن یک سری کارها بر بروی یک برگه نیست بلکه برنامه ریزی یک علمی است که نیاز به مهارت دارد. و جهت یادگیری یک مهارت  باید آن کار را بارها و بارها انجام بدهید

تا حالا چند بار شده که یکسری کارها برای خودت تعیین کردید که انجام بدید ولی به خیلی از آنها نرسیدید؟ چند چند بار شده که به خاطر یکسری کارهایی که به موقع انجام ندادی یکسری مشگلات برایتان پیش آمد؟

مدیریت زمان چیست؟

یعنی انجام قدم هایی در راستای رسیدن به هدف یعنی اگرمن آینده ای داشته باشم امروز چه کارهایی انجام بدهم تا بتوانیم به آن برسم

یعنی بتوانم از زمانی که دراختیار دارم بودجه بندی کنم تا به زمانم برسم

باورهای غلط درخصوص مدیرت زمان

متاسفانه یکسری باورهای غلطی در مورد مدیریت زمان وجود دارد که باعث می شود که اغلب افراد تمایلی به انجام برنامه ریزی نداشته باشند.

چند مورد از رایج ترین باورهای غلط در مورد مدیریت زمان

• رباتی شدن زندگی

اغلب افراد فکر میکننند که اگر برنامه ریزی بکنند زندگی شان شکل ربات به خودش می گیرد یعنی تمام وقت و زمانشان را به آن برنامه اختصاص بدهند و دیگر وقتی برای بودن با عزیرانشان ندارند در حالی که این اشتباه بزرگی است شما زمانی که برنامه ریزی میکنید زمان آزاد بیشتری خواهید داشت

• برای رسیدن به نتیجه بیشتر باید بیشتر کارکنید

این شاید در ابتدا درست باشد یعنی وقتی شما یک کاری را آغازکنید ابتدا با وجود تلاش زیاد ممکن است که نتیجه نگیرید ولی بعد از مدتی با تلاش کمتر نتیجه بهتری میگیرید. چون بعد از مدتی شما به آن رفتار مهارت پیدا می کنید مثلا فرض کنید شما میخواهید از نقظه A به نقطه B  به مسافت ده کیلو متر با دوچرخه بروید ابتدا که مهارت دوچرخه سواری بلد نباشید زمان زیادی می برد ولی بعد از مدتی خیلی راحت و زمان کمتری این مسافت را طی میکنید و آسان تر هم می شود یا مثلا شما یک کسب وکار راه انداخته اید و ابتدا از مهارت های بازاریابی و فروشندگی چیزی بلد نیستید و باید ابتدا کلی تلاش و سختی بکشید تا یک مشتری را متقاعد کنید ولی به تدریج شما که مهارت مربوطه را فرا گرفتید با کمترین تلاش و زمان کمتری می تواید که مشتری را متقاعد کردید

• انجام دادن همه کارها

خیلی ها برداشت غلطی از مدیریت زمان دارند فکر می کنند که برنامه ریزی یعنی اینکه باید تمام کارهایی ممکن را انجام بدهم در حالی که این یک برداشت غلط از برنامه ریزی است . مدیریت زمان یعنی انجام دادن کارهای مهم نه همه کارها. خیلی وقت ها وقتی که میخواهیم برنامه ریزی کنیم سعی میکنیم که تمام کارهایی که قرار بود در یک ماه گذشته که باید انجام می شد را در یک برنامه یک روزه بگنجانیم و نتیجه این برنامه هم کاملا مشخص است چون برآورد و تخمین های درستی نداریم

چرا باید زمان مان را مدیریت کنیم

همه ما 24 ساعت داریم ولی چطور  ممکن است که یکی میشه گاندی ، بیل گیتس، جف بزوس، استیو جابز و یکی دیگر حتی نمی تواند از پس زندگی معمو لی خودش هم آید. چون آنها مدیریت زمان و برنامه ریزی را بلدند و به خوبی می توانند از آن استفاده کنند. زمان عنصری است که اگر به خوبی از آن استفاده کنید می تواند به شدت به ما کمک کند با برنامه ریزی است که می توانید این مهم را انجام بدهید معمولا وقتی برنامه ریزی نداشته باشیم همیشه از زمان عقب هستیم و به کارهایمان نمی رسیم چون دوست داریم به کارهایی توجه کنیم که اورژانسی است نه کارهای مهم.

مزایای مدیرت زمان چیست

• آرامش

وقتی برنامه ریزی داریم دیگر سراغ هر کاری که به ذهنمان می رسد نمی رویم چون میدانیم که الان چه کاری مهم است و باید انجام دهیم نه اینکه چه چیزی الان ضروری است یعنی از قبل مشخص کردیم که باید چکار کنیم پس این یک حس آرامش و آسودگی به ما می دهد

• احتمال رسدن به هدف بالا می رود

همان طور که تعریف برنامه ریزی گفته شد ما با انجام برنامه ریزی کارهای مهم و با اهمیت که در راستای اهدافمان هست انجام می دهیم این باعث می شود که شانس رسیدن به هدف رابیشتر کنید چون با انجام این کار نقشه رسیدن به هدف را تعیین کردید

• انجام کارهای مهم

زمانی که برنامه ریزی نداریم معمولا سراغ کارهایی که فوری و اضطراری هستند می رویم بنابراین از انجام دادن کارهای مهم و ضروری اجتناب میکنیم مگر این که به مرحله ضروری برسند. در اینجور مواقع هر کاری که صداش بلند تر باشد هما ن کار را انجام می دهیم نه  که کاری که مهم و در راستای هدفمان است. فرض کنید که شما یک کسب و کار راه انداختید و تصمیم گرفتید که مهارت فروش را یاد بگیرید اگر برنامه ریزی نداشته باشید بعد از مدتی که هرکسی که یک پیشنهادی به شما می دهید دنبال آن کار می روید

با برنامه ریزی  کردن می توانیم از زمانمان استفاده مناسب تری داشته باشیم و بین اهداف بلند مدت و اهداف کوتاه مدت تعادل ایجاد کنیم و کارهایمان را بر اساس اهمیت اولویت بندی کنیم

جان سی مکسول  می گوید « اگر شما تصمیم نگیرید چگونه روزتان را بگذرانید، دیگران برای شما این کار را خواهند کرد».

پیش شرط های مدیریت زمان

خود آگاهی

یک روز با یکی از همکارام صحبت می کردم که گفتند خیلی دوست دارم مطالعه کنم اما بچه ام نمیذاره  و بهش گفتم مگه چقدر با بچه هستید گفت همیشه گفتم اگر یه کار ازت بخوام انجام میدید گفت باشه گفتم در طول روز تمام کارهایی که انجام می دهید را یادداشت کن یعنی هر کاری که شروع کردی و به پایان رساندی سعی کن این کار را در طی یک هفته انجام بدی بعد از چند هفته  گفت باورت نمی شه که حدود یک الی دو ساعت در روز می توانم پیدا کنم که مطالعه داشته باشم خیلی وقت ها ما فکر میکنیم که زمان نداریم چون از کارهایمان آگاه نیستیم سعی کنید وقتی میخواهید برنام ریزی کنید در طول دوره برنامه روزانه تان را بنویسید و بگید که چقدر طول کشید بعد مشخص کنید که کدام کار را انجام دادید و کدام یک را انجام ندادید

هدف داشتن

فرض کنید که شما برنامه ریزی کردید که مثلا برای سفر میخواهید با ماشین شخصی بروید،  تمام وسایل مورد نیاز را آماده کردی ولی نمی دانید که می خواهید کجا بروید شما وقتی نمی دانید که کجا می خواهید بروید از چطوری  باید بدانید که از کدام مسیر و جاده را انتخاب کنید. پس برنامه ریزی بدون هدف هیچ ارزشی ندارد.

شرایط خودت را بپذیر:

خیلی اوقات وقتی یکی میخوایم که واسه خودت برنامه ای داشته باش میگوید من که بچه دارم، یا من کارمندم وقت ندارم، الان که ماه رمضان است و اصلا حال و حوصله ندارم یا نزدیک ها ی عید نوروز است و هزار و یک دلیل می آورند که نمی توانند برنامه داشته باشند و منتظر یک شرایط ایده آلی می گردند که هیچ وقت نمی آید. شما باید یاد بگیرید که در هر شرایطی که هستید برنامه ای برای خودت ایجاد کنید

مدیریت زمان داشته باشید

مدیریت زمان یعنی اون چیزی که به دردت میخورد بر اساس بودجه بندی زمانمان انجام بدم تا به  کارهایم برسم. مدیریت  زمان به ما کمک می کند که مهمترین کارم را اول انجام بدم. قرار نیست که ما تمام کارهای ممکن را انجام بدیم هدف انجام مهمترین کار است

استیو جابز میگوید« من همانقدر به کارهای مهمی که انجام دادم افتخار می کنم به کارهای مهمی که انجام ندادم افتخار می کنم»

گام های ایجاد مدیریت زمان

عادت های زندگی را بررسی کنید

خیلی وقت ها ما هدف تعیین می کنیم و برای رسیدن به آن هدف برنام ریزی خوبی هم طراحی می کنیم ولی یک سری عادتها ی بدی داریم که مانع از انجام برنامه مان می شود مثلا شما برنامه ریزی کردید که رزوی یک ساعت مطالعه داشته باشید ولی به دیدن شبکه های مجازی مانند تلگرام و اینساگرام عادت کردید و روزی چند ساعت در داخل این برنامه ها هستید بنابراین یا وقتی برای مطالعه کردن باقی نمی ماند یا اینکه مطالعه عمیق و موثری نخواهید داشت چون هر از گاهی با یک پیام آمدن به سراغ گوشی تان می روید

زمان های تلف شده و پرت تان را بررسی کنید

همه ما در زندگی یک زمانهای پرت داریم که مشخص کردن آن و جهت دادن به آن در مسیر هدف مان بسیار به ما کمک می کند مثلا وقتی که می خواهید که سرکار بروید اگر با  اتوبوس می روید به جای چک کردن گوشی و گشتن در دنیای مجازی یک فایل صوتی یا تصویری در راستای برنامه و اهدافتان نگاه کنید یا اگر با ماشین سرکار می روید و هر روز باید یک مسیر طولانی باید طی کنید به جای گوش کردن به اخبار یک فایل صوتی آموزشی گوش کنید

برنامه تان را مکتوب کنید

خیلی ها وقتی که میگویند برنامه ات را بنویس می گویند که یادم می ماند  و همه چیز به ذهنشان می سپارند در حالی که اصلا اینطور نیست مغز ما روزانه چیزی حدود 30 تا 50 هزار ایده می دهد پس هم احتما ل فراموش کردن زیاد می شود و هم اینکه با انجام این کار مغز ما به جسممان محدود کردیم . تا وقتی برنامه ات روی کاغذ نیاورید انجام نخواهید داد

اولویت بندی کنید

یکی از مهمترین بخش های برنامه ریزی اولویت بندی کردن کارهایمان است هدف از برنامه ریزی این است که وقتمان را به جای اینکه صرف کارهای بیهوده کنیم صرف کارهای مهم و باارزش کنیم. با تعیین اولویت بندی می توانید به راحتی برنامه مورد نظرتان را طراحی کنید. اولویت بندی به دو شکل صورت می گیرد

اولین مورد استفاده ا ز قانون 20/80  است

این قانون اولین بار توسط آقای ویلفردو پارتو ابداع شد  بیان می کند که برای بسیاری از رویداد ها ، تقریباً 80٪ اثرات از 20٪ علل ناشی می شوند. این یک اصل بدیهی در مدیریت تجارت است که 80٪  فروش از طریق 20٪  مشتری ها حاصل می شود. ما با مشخص کردن 20% کارهای مهم مان بر اساس آنها برنامه ریزی میکنیم

یعنی به جای کارهای بی ارزش روی کارهای مهم تمرکز می کنیم

مورد دوم ماتریس آیزنهاور است

این ماتریس کارها را به چهار قسمت تبدیل می کند

1. مهم و فوری: کارهایی که بسیار مهم هستند و باید خیلی سریع انجام شوند.به این کارها ضرورت میگویند مانند انجام عمل جراحی و دندان درد،.

2. مهم و غیرفوری: کارهایی که مهم هستند اما در زمان حال اولویت ندارند. به این کارهای ذکاوت می گویند مانند تفریح، یادگیری مهارتها، خواندن کتاب

3. غیر‌مهم و فوری: کارهایی که مهم نیستند ولی باید همین حالا انجام شوند. به این کارها بطالت می گویندمانند زنگ تلفن، دیدن فوتبال

4. غیر‌مهم و غیرفوری: این کارها نه مهم هستند و نه فوری. این کارها حماقت می گویند مانند دیدن تلگرام و اینستاگرام

برنامه ات به صورت واضح و مشخص بیان کنید

خیلی ها برنامه ریزی که می کنند بسیار گنگ است  مثلا میخوام  فردا باشگاه برم  این برنامه ها مبهم و قابلیت اجرایی ندارند برنامه ریزی درست برنامه ای است که کاملا واضح و مشخص باشد مثلا به جای باشگاه رفتن باید بنویسید که فردا ساعت شش عصر  به باشگاه بدنسازی می روم و به مدت یک ساعت ورزش میکنم.

به برنامه متعهد باشی

برای اینکه اهمال کاری نکنید برای زمانی که انجام ندادید یک جریمه ای در نظر بگیرید مثلا به خودتان بگویید در صورت عدم انجام این کار مبلغی را به خیریه پرداخت کنم و جهت اینکه تقلب نکنید حتما با یکی از دوستان و اطرافیان تان در میان بگذارید و سعی کنید که آن را به صورت مکتوب در بیاورید